Úložiště dat
Dodávka řešení založeného na opensource verzi aplikace Alfresco představuje ideální řešení pro menší a střední firmy, pro které by DMS se zajištěnou podporou výrobce aplikace, a tedy i licenčními poplatky za uživatele, bylo finančně příliš náročné, ale které mohou slevit z nároků na míru spolehlivosti (podpora 24/7, ...) danou chybějící podporou výrobce aplikace. Na druhou stranu se však nemusí omezovat v počtu uživatelů a mohou tak bez problémů vytvořit účet pro zákazníky a partnery bez ohledu na jejich množství a intenzitu spolupráce. Přitom možnost dokumentované a bezpečné spolupráce s partnery a/nebo zákazníky na vlastní infrastruktuře představuje značnou výhodu. Velkým kladem je také možnost sloučení prostředí pro běžnou práci s úložištěm pro důležité, schválené a ověřené dokumenty jako jsou např. smlouvy, nebo dokumentace k produktům aniž by to znamenalo nepřiměřené restrikce pro běžnou práci na jedné straně nebo sníženou ochranu na straně druhé. Součástí dodávky může být i propojení s výše uvedeným uživatelským portálem založeným na aplikaci Moodle.
K funkčnostem úložiště patří:
- Ukládání dokumentů i dalších informací a jejich klasifikace podle vlastností (metadat) specifických pro danou společnost. Standardně dodávaný datový model lze totiž snadno doplnit o další vlastnosti dokumentu a to včetně vytvoření vazeb mezi dokumenty (např. pdf a jeho zdroj, multijazyčné verze, osoba odpovědná za dokument).
- Rychlé vyhledávání nejen klasickým hledáním zadaného výrazu kdekoliv v textu dokumentu, ale i pomocí dotazu na jeho vlastnosti.
- Jednoduché uživatelské rozhraní s přehledy typu co, kdo v poslední době udělal, doplněné o upozorňování e-mailem a možností prohlížení dokumentů. Doplňkové funkcionality zaměřené na spolupráci uživatelů jako jsou komentáře k dokumentům, chaty, diskuze, kalendáře nebo Wiki.
- Přístup a vkládání dokumentů je možné nejen přes web, ale i pomocí protokolu WebDav, ftp, imap, souborového sdílení, protokolu Sharepoint a nového standardu CMIS. Zjednodušit práci může i zasílání e-mailů přímo do úložiště a následné zpracování příloh na základě parametrů e-mailu.
- Zajištěná (vynucená) tvorba verzí, manipulace s dokumenty na základě pravidel (např. vytvoření PDF a jeho archivace při změně dokumentu) a vytváření Workflow. Důležitá je i možnost synchronizace části obsahu úložiště s jiným úložištěm Alfresco (např. spolupráce s partnery).