Integrace dokumentace
Integrace dokumentace dle typu znalosti a potřeby je nezbytným předpokladem pro úspěšné a efektivní sdílení znalostí a vědomostí. Nejedná se o pouhé sesbírání dokumentů a uložení na jedno místo, ale o komplex procesů a pravidel pro nakládání s dokumenty, jejich tvorbu, ukládání, přístupy k nim, aktualizaci a ve finále jejich skartaci či vymazání. A to vše samozřejmě nejen dle potřeb společnosti, ale zároveň v souladu s archivačním zákonem č.499/2004 sb., zákonem č.101/2000 sb. a dalšími normami.
Dodávka sestává obvykle z těchto komponent:
- Audit stávajícího stavu dokumentace a její rozčlenění na dostatečný počet segmentů.
- Vytvoření profilů zaměstnanců podle přístupových oprávnění k jednotlivým segmentům dokumentace, definování požadavků na znalost dokumentace jednotlivými zaměstnanci dle jejich role a pozice včetně schématu, kdo je za kterou znalostní oblast odpovědný, na koho se zájemce o informaci může obrátit, jak a kdy dochází k pravidelné aktualizaci nebo ověření platnosti dané části dokumentace či znalosti.
- Umístění dokumentace do uživatelského portálu (existujícího nebo dodaného), který bude plnit funkci jednotného zdroje dokumentace pro uživatele. Z pohledu uživatele bude tedy veškerá dokumentace umístěna na tomto portálu, i když fyzicky tomu tak většinou nebude.
- Vyhodnocení úplnosti a aktuálnosti dokumentace jako nutný předpoklad pro nápravu.
- Nastavení procesů zajišťujících oznamování nedostatků a požadavků na rozšíření dokumentace a jejich řešení. Nastavení procesů pro aktualizaci profilů. A to včetně případné implementace procesů na portál.
- Nastavení pravidelného reportingu o stavu dokumentace jak co do obsahu, tak co do technického zabezpečení a kapacity.